Szabályzat

Com’ON Sepsi ifjúsági részvételi költségvetési program - 2024-es kiadás -

1. MI A COM’ON SEPSI?

A Com’ON Sepsi célja egy olyan részvételi folyamat lebonyolítása, amely ifjúsági közösségek kulturális és kreatív kezdeményezéseit hozza létre, dolgozza ki, gyűjti össze és lépteti életbe Sepsiszentgyörgyön, a részvétei költségvetés elveit követve.

A részvételi folyamat küldetése az informális ifjúsági csoportok támogatása, és ezáltal a fiatalok szerepének erősítése a város közösségi életében. Aktív részvételükkel a fiatalok aktívan alakítják a város életét, és a fenntartható, felelős és inkluzív fejlődés révén hozzájárulnak a társadalmi változásokhoz.

A Com’ON Sepsit a Prospero Kulturális és Ifjúsági Egyesület és a PONT Csoport valósítja meg, a folyamat fő támogatója Sepsiszentgyörgy Polgármesteri Hivatala és Városi Tanácsa, társtámogatója pedig a Román Kereskedelmi Bank (BCR).

Idén a teljes program futamideje 2024. május 20-tól - december 10-ig tart, azaz a felhívás közzétételétől és az ötletek benyújtásától a részvételi költségvetési program keretében támogatott utolsó tevékenységek lezárásáig.

A Com'ON Sepsi 2024 keretében támogatható tevékenységeknek az alábbi feltételeknek kell megfelelniük:

a kezdeményezés Sepsiszentgyörgy lakosainak szól
a megvalósítás helyét illetően Sepsiszentgyörgy területén zajlik (beleértve Szotyort, Kilyént, Sugásfürdőt)
a megvalósítási időszak igazodik a Com’ON Sepsi ütemtervéhez

Ki vehet részt kezdeményezőként ebben a részvételi folyamatban?

A részvétel nyitott bármely kezdeményező csoport számára, amelyet legalább 3 személy alkot, akik Sepsiszentgyörgyön kívánnak kezdeményezést megvalósítani, tagjai 14-35 évesek. Semmilyen megkötés nincs a végzettségre, tapasztalatra, nemzetiségre, nemre stb. nézve.

Csak a csapatok által benyújtott kezdeményezéseket fogadjuk el. Egy csapat (ugyanazzal a névvel és csapat összetétellel) több kezdeményezéssel is jelentkezhet, viszont legtöbb 2 kezdeményezés lehet díjazva, amennyiben megfelelő szavazatokat gyűjtenek.

Egy személy maximum két kezdeményező csapatban vehet részt és egyben vállalhat csapatvezetői szerepet. A csapatvezetőként megnevezett személy a lebonyolítás során a kapcsolattartó és a szerződő fél szerepét vállalja fel. Indokolt esetben a lebonyolítás során a csapatvezető helyettesíthető bármelyik csapattaggal.

Milyen fő témaköröket célzunk meg 2024-ben?

A Com’ON Sepsi szlogenje a “te vagy a város, tegyél hozzá”. Az üzenet olyan részvételi magatartást kíván foganatosítani és fejleszteni, amelyben a cselekvést választjuk, ezáltal mindannyian hozzáteszünk Sepsiszentgyörgyhöz és közösen alakítjuk a jövő városát. A javasolt kezdeményezések egy vagy több kategóriába is tartozhatnak.

Közösség: olyan kezdeményezések, amelyek újdonságot, élményt hoznak a sepsiszentgyörgyi lakosok életébe, erősítik az egyéni felelősségvállalást a közösség életében, és lehetőséget teremtenek az emberek közti konstruktív vitára és ötletcserére.
Élettér: a városi tér és a természeti környezete előtérbe helyezése olyan szemléletformáló akciók és kezdeményezések megvalósítása által, melyek a környezettudatos gondolkodást és cselekvést segítik elő.
Tudás: olyan kezdeményezések, amelyek hozzájárulnak az egyének és csoportok közötti tapasztalatszerzéshez, szakismeret átadásához.
Alkotás: olyan kezdeményezések, melyek megvalósítása által a közösség tagjai újat hoznak létre, legyen az művészeti vagy bármely más területet érintő kreatív esemény, termék vagy megoldás.
Életmód: a városlakók mindennapjait formáló, inspiratív kezdeményezések, amelyek motiválják a közösség tagjait a testi, szellemi és lelki értelemben vett egészséges életvitelre.

A 2024-es év naptára

A Com’ON Sepsiszentgyörgy részvételi folyamat 2024. július 21-én indul. Az irányadó lebonyolítási naptár a következő:

IDŐTARTAM – FÁZIS

július 22., 12:00 - augusztus 19, 23:59 – kezdeményezések leadása;
augusztus 20-21. – technikai értékelés;
augusztus 22. - szeptember 8, 15:59; – közönségszavazás;
szeptember 9 – december 10. – kezdeményezések megvalósításának időszaka.

A kezdeményezések benyújtását követő lépések ütemterve változhat. Minden ilyen változást a honlapon és más kommunikációs csatornákon is közzéteszünk.

A részvételi folyamat általános irányelvei

A szervezők ajánlják, hogy a javasolt kezdeményezések vegyék figyelembe az alábbi szempontokat:

Az informális csoportok javaslatai a város más-más életkorú és szociokulturális háttérrel rendelkező közösségeihez is szóljanak.
A kezdeményezésekbe kreatív módon kapcsolódhassanak be a résztvevők. A folyamat bátorítja olyan kezdeményezések kidolgozását és megvalósítását, amelyek a város különböző negyedeiben valósulnak meg. Az eseményeket csakis a városon belül, Sepsiszentgyörgy területén lehet megszervezni.
A kezdeményezések megcélozhatják különböző terek vagy termékek létrehozását/újragondolását, amennyiben azok nem eladásra vannak szánva.
A kezdeményezéseknek legyenek újító jellegűek egy közösségi szinten tapasztalt hiányosság/szükséglet pótlásában.
A kezdeményezéseknek törekedjenek a jól észlelhető és látható eredmények elérésére, amelyeknek hosszútávú hatása is lehet

A Com'ON Sepsi szigorúan olyan kezdeményezéseket kíván támogatni, amelyek megfelelnek az alábbi kritériumoknak:

a javasolt kezdeményezések tevékenységeihez való hozzáférés a nyilvánosság számára ingyenes;
nem jelentenek pénzügyi akadályt a résztvevők számára (jegy, részvételi díj);
a kezdeményezések egyértelmű, látható eredményeket tesznek lehetővé, amelyeknek hosszú távú hatása is lehet;
a kezdeményezések biztonságos szabadidős feltételeket kínálnak a fiatalok és felnőttek számára;
a kezdeményezések más (pénzügyi és nem pénzügyi) erőforrásokat is azonosítanak és mozgósítanak a közösségben.

Milyen kezdeményezések nem támogathatók?

Annak érdekében, hogy mind e részvételi folyamat alapelvei, mind a létező jogszabályok betartassanak, az alábbi típusú kezdeményezések nem támogathatók:

azon kezdeményezések, amelyek nem sorolhatók be a projekt célkitűzéseibe és tevékenységeibe;
azon kezdeményezések, amelyek nincsenek a pályázati űrlap alapján megszerkesztve;
egyéni támogatások kérése (pl. ösztöndíjak, utazások támogatása);
visszamenőleges kölcsönök, költségek, amelyek egy már lezárt vagy még jelenleg is futó projekt részei;
politikai természetű kezdeményezések;
olyan kezdeményezések, amelyen xenofóbiára, rasszizmusra, erőszakra vagy gyűlöletre buzdítanak;
bizonyos szociális/nemzetiségi kategóriák felé irányuló diszkriminatív üzenetű kezdeményezések;
olyan kezdeményezések, amelyek az alkohol- és drogfogyasztásra biztatnak.
olyan kezdeményezések, amelyeket nem 14-35 év közöttiek kezdeményeznek/valósítanak meg.

Minden kezdeményezés technikai értékelés tárgyát képezi, amely során a fent említett megszorító szempontok ellenőrzésre kerülnek, mielőtt ezek továbbjutnának a szavazás fázisába.

2. KÜLÖN KATEGÓRIÁK

Hátrányos helyzetű fiatalok által javasolt kezdeményezések kategóriája

Annak érdekében, hogy hátrányos helyzetű fiatalok is egyenlő esélyekkel kapcsolódhassanak be e részvételi folyamatban, kezdeményezéseiket külön kategóriába soroljuk.

A hátrányos helyzetű fiatalok számára létrehozott kategória a csoport tagjainak helyzetére vonatkozik, nem a csoport által megcélzott közönségre. Abban az esetben minősül egy csapat hátrányos helyzetűnek, ha annak minden tagja az.

A következő esetek minősülnek hátrányos helyzetűnek, a csapat tagjait illetően:

nagymértékű kulturális különbség;
fogyatékosság vagy egészségügyi problémák;
pénzügyi és/vagy szociális korlátok;
tanulmányi korlátok;
földrajzi és hozzáférési korlátok.

Ettől függetlenül általános elvként fogalmazzuk meg, hogy lehetőség szerint minden kezdeményező csoport hátrányos helyzetű fiatalokat is bekapcsoljon saját tevékenységébe.

14-17 évesek kategóriája

A fiatalok folyamathoz való jobb hozzáférés ösztönzése érdekében az idei kiadás keretében külön korcsoportban versenyeznek a 14-17 éves fiatalok. Akkor tartozhat egy csoport ebbe a kategóriába, ha ennek minden tagja 14-17 év közötti a kezdeményezés benevezésekor.

Hogyan valósítjuk meg a külön kategóriás folyamatokat a gyakorlatban?

Ahhoz, hogy a hátrányos, illetve a 14-17 éves csoport külön kategóriába kerüljön, pályázáskor jelölnie kell az űrlapon (az erre vonatkozó doboz kipipálásával), hogy hátrányos helyzetű, illetve 14-17 éves csoportként kíván pályázni - amit röviden indokolnia is kell.

Azok a csoportok, akik a 14-17 évüket betöltött kategóriákba tartoznak egy felnőtt korú személyt mentorként nevezhetnek meg.

Legtöbb 3, hátrányos helyzetű csoport részéről benevezett, illetve 3, 14-17 éves fiatalokból álló csapatok kezdeményezés soron kívül részesülhet támogatásban. Ez esetben is a támogatás megítélése számú szavazatot számának függvényében történik.

Amennyiben egy külön kategóriásnak minősülő kezdeményezés elegendő számú szavazatban részesül ahhoz, hogy támogatást kapjon anélkül, hogy külön kategóriás listán szerepeljen, ez a kezdeményezés nem képezi részét az 3-as (hátrányos helyzet), illetve 3-as (életkor) külön listának. A támogatás odaítélése a 5. fejezetben leírt pályázás alapján történik.

3. A PÁLYÁZÁS MENETE

ELSŐ FÁZIS. Beiratkozás a folyamatba

A versenyre való beiratkozáshoz először regisztrálni kell a projekt honlapján, a www.comonsepsi.ro oldalon, ezt követően – a regisztrációval létrehozott felhasználói fiókba belépve – lehet elkezdeni a pályázati űrlapok kitöltését. Különleges igény esetén, a folyamatba bevont facilitátorok segítséget nyújtanak az informális csapatnak a platformhoz való hozzáférésben (például, ha különböző okok miatt a csapat tagjai nem férnek hozzá az Internethez).

Egy csapat részéről érkező kezdeményezések száma nincs korlátozva, viszont ezekből a legtöbb 2 kezdeményezés kaphat támogatást, amennyiben elegendő szavazatban részesül. Minden pályázathoz külön űrlap kitöltése szükséges a www.comonsepsi.ro weboldal pályázati rendszerében.

Minden kezdeményezés magyar vagy román nyelven nyújtható be. A részvételi folyamat koordinátorai biztosítják, hogy az összes kezdeményezés ezek rövid leírása szintjén tanulmányozható legyen mind román mind pedig magyar nyelven, ellátva az ehhez esetlegesen szükséges fordítási feladatokat. A részvételi folyamathoz való széleskörű hozzáférés jegyében mind e szabályzat, mind a pályázati űrlap román és magyar nyelven egyaránt hozzáférhető és letölthető.

Minden csapat egy rövid, egyperces videót kell készíteni kezdeményezésének bemutatására, és feltölti azt a www.comonsepsi.ro oldalon található online nevezési űrlapra. A videót a Com'ON Sepsi weboldalán és a közösségi médiafelületeken teszik közzé.

A folyamatban résztvevő közösségi facilitátorok (közösségi koordinátorok) személyesen, telefonon vagy online egyaránt elérhetők a www.comonsepsi.ro oldalon szereplő adatok segítségével.

EGY KEZDEMÉNYEZÉS KÖLTSÉGVETÉSE

Maximális igényelhető összeg

A kezdeményező csoport maximum 6000 lejes költségvetéssel javasolhat kezdeményezést. A Com'ON Sepsi pénzügyi juttatása kezdeményezésenként maximum 3000 lej. Egy kezdeményezés költségvetésének nincs minimális korlátja.

FIGYELEM: Ha a kezdeményezés költségvetése meghaladja a 3000 lejt, a kezdeményező csoport felelőssége, hogy a támogatáson felüli összeget kiegészítő forrásokból biztosítsa.

Elfogadott költségtípusok

A kezdeményező csoport által benyújtott költségeknek összhangban kell lenniük az űrlaponban javasolt tevékenységekkel. Szükség esetén a közösségi facilitátorok a kezdeményezési űrlapok online benyújtásának határideje előtt segítséget nyújtanak a kezdeményező csoportoknak a költségvetés tervezésében.

A költségvetésben nem támogatható kiadások listája a következőket tartalmazza:

alkohol, dohányáru
földvásárlás,
járművásárlás,
telefon-előfizetések,
a kezdeményező csoportok tagjainak fizetése vagy bármilyen más jövedelme.

FIGYELEM:

Rendezvény típusú kezdeményezések esetében az igényelt költségvetés legtöbb 30 százaléka fordítható. (pl. labda, társasjáték, tornaszőnyeg, promóciós ajándék).

Rendezvény típusú kezdeményezések esetében az igényelt költségvetés legtöbb 70 százaléka fordítható egy típusú szolgáltató/honoráriumi költségre (pl. hangosítás, nyomtatás, előadói díj stb).

OFFLINE ŰRLAP MODELL

Az offline űrlap letölthető itt.

FONTOS: Az űrlap modellként szolgál. Egy kezdeményezés csak akkor fogadható el, ha ez feltöltésre kerül a www.comonsepsi.ro weboldalon. Amennyiben bármely informális csoport számára akadály hárul a weboldalhoz való hozzáférésben (valamilyen típusú hátrányos helyzet), úgy a részvételi folyamat facilitátorai segítséget nyújtanak a kezdeményezés feltöltésében.

MÁSODIK FÁZIS. Technikai értékelés

Ebben a szakaszban a regisztrált kezdeményezések ellenőrzése történik két szempont szerint:

A. A kezdeményezés megvalósíthatósága szerint:

minden nyilvános szavazásra bocsátott kezdeményezésnek valós határidőn belül megvalósíthatónak kell lennie. Az ellenőrzés mind a pályázási időszak alatt, mind a pályázatok leadásának határideje után is zajlik.

B. Támogatási kritériumok szerint:

A pályázat a szabályzatnak megfelelően, leadási határidő előtt érkezett be.
A kezdeményezés a www.comonsepsi.ro weboldal felületén került feltöltésre és a pályázati űrlap alapján került beküldésre.
A kezdeményezést egy olyan min. 3 személyből álló csoport javasolja, amelynek tagjai 14 és 35 év közöttiek.
A kezdeményezés Sepsiszentgyörgy területén valósul meg.
A kezdeményezés bérmentes, szabad hozzáférést nyújt a közösség tagjai számára a megszervezett tevékenységeken.
A kezdeményezés tiszteletben tartja a Com’ON Sepsi elveit és értékeit.
A projekt tiszteletben tartja az említett pénzügyi kritériumokat.

Amennyiben egy kezdeményező csoport nem biztos abban, hogy az általa javasolt program tiszteletben tartja a fenti kritériumokat, ajánlott a kapcsolatteremtés egy facilitátorral (közösségi koordinátorral) még a pályázatok leadásának határideje előtt.

HARMADIK FÁZIS. Közösségszavazás

A megvalósíthatónak és szabályosnak minősített kezdeményezések közösségi szavazás útján történő rangsoroláson esnek keresztül, ezen a közösség azon tagjai vehetnek részt, akik saját felelősségükre nyilatkozzák, hogy Sepsiszentgyörgyről származnak, illetve itt laknak, dolgoznak vagy tanulnak. A szavazási folyamat online zajlik, és a www.comonsepsi.ro oldalon keresztül érhető el.

Mikor zajlik a szavazás?

A szavazás augusztus 22. – szeptember 8. 15:59 percig zajlik. A szervezők fenntartják a szavazási időszak változtatásának jogát, előzetes tájékoztatás kötelezettségével.

Ki szavazhat?

Bármely személynek joga van szavazni, aki saját felelősségére sepsiszentgyörgyi lakosnak vallja magát. A szavazás előtt további információkat közlünk ennek folyamatáról. Különleges esetekben a szavazás előirányzott időszaka módosulhat.

Bármely személy, amelynek aktív felhasználója van a Facebook internetes platformon, szavazhat a Com’ON Sepsi részvételi folyamatban. Amennyiben egy személynek nincs még felhasználója, a szavazási időszak folyamán ezt még létrehozhatja.

A szavazó személy saját felelősségére nyilatkozik, hogy betöltötte 14. életévét a szavazás pillanatában, valamint azt, hogy milyen viszonya van Sepsiszentgyörgy várossal (Sepsiszentgyörgyön élek/tanulok/dolgozom, illetve Sepsiszentgyörgyről származom).

Egy személy legtöbb 10 kezdeményezést szavazhat meg. Egy kezdeményezés egy személy részéről legtöbb egy szavazatot kaphat. A leadott szavazatok a szavazási időszak lezártáig módosíthatóak.

Hogyan lehet szavazni?

A szavazatot a comonsepsi.ro oldalon lehet leadni a SZAVAZÁS menüpont alatt, a kezdeményezés leírásánál, a SZAVAZOK gomb megnyomásával. A leadott szavazatok a szavazási időszak lezártáig módosíthatóak.

Egy személy legfeljebb 10 kezdeményezésre szavazhat. A platform kijelzi, hogy hány szavazata maradt még a felhasználónak, illetve hogy a felhasználó már szavazott az adott kezdeményezésre (amennyiben ez a helyzet áll fenn). Egy személy egy kezdeményezésre csak egyszer szavazhat.

A szavazat leadásához az érintett személynek be kell jelentkeznie az oldalra és elfogadnia az adat felhasználási feltételeket. A comonsepsi.ro oldalon e-mail vagy Facebook internetes platform szükéséges a szavazónak bejelentkezni és és azt megerősítésteni az e-mail vagy a Facebook fiókban.

Személyes adatok kezelése

A platform által letöltött személyes adatok a hitelesítéshez használt felhasználónév és a személy neve. A szavazó személyes jelszava nincs mentve. Ezeket az információkat a PROSPERO EGYESZÜLET biztonságos platformon tárolja HTTPS adatátvitellel. A személyes adatokat szigorúan tároljuk a leadott szavazatok figyelembevétele és a szavazatukat leadó személyek valódi kilétének ellenőrzése érdekében.

NEGYEDIK FÁZIS. Díjazás

A nyertesek az online közönségszavazás rangsorolása nyomán lesznek kiválasztva, és legkevesebb 25 díj kerül kiosztásra az alábbi 3 kategóriában:

minimum 19 díj a nyílt versenyen;
maximum 3 díj a hátrányos helyzetű fiatalok kategóriájában;
maximum 3 díj a 14-17 év közötti fiatalok kategóriájában

A külön kategóriákban benevezett kezdeményezéseknek a szavazatait külön számoljuk. Amennyiben egy külön kategóriásnak minősülő kezdeményezés elegendő számú szavazatban részesül ahhoz, hogy támogatást kapjon anélkül, hogy külön kategóriás listán szerepeljen, ez a kezdeményezés nem képezi részét tovább a külön kategória versenyének.

Abban az esetben, ha 2 vagy több kezdeményezés azonos szavazatszámot ér el, a döntő kritérium a leendő látogatók száma.

A díjalap 75.000 lej, amelyből 9000 lej kerül elkülönítésre egy-egy külön kategória kezdeményezéseire. Abban az esetben, ha a külön kategóriában kevesebb kezdeményezést neveznek be, mint az leendő díjak száma, és ennek következményében háromnál kevesebb díj osztódik ki, a fennmaradt díj összege nyílt verseny díjalapjához kerül át.

Abban az esetben, ha a kiosztott 25 díj összértéke kevesebb, mint a díjalap, a fennmaradt összeg kiosztásra kerülhet a rangsorolásban soron következő kezdeményezési között a nyílt versenyben, beleértve a külön kategória kezdeményezéseit is egyenlő szavazatszám esetén.

Abban az esetben, ha egy díjazott kezdeményezés visszalép megvalósítás fázisában vagy nem valósulhat meg bármilyen okból kifolyólag, a díj összegével a rangsorolásban soron következő kezdeményezés kerül díjazásra.

4. A KEZDEMÉNYEZÉSEK MEGVALÓSÍTÁSA

A támogatott kezdeményezések 2024. szeptember 9. – december 10. időszakban kerülnek megvalósításra. A Prospero Kulturális és Ifjúsági Egyesület és a PONT Csoport azok az entitások, amely jogi hátteret biztosítanak a kezdeményezések megvalósításához. A kezdeményezések megvalósítása a következő folyamat szerint zajlik:

A pénzbeli támogatás jogi formája a díj.
A díj folyósítására a végrehajtó és a kezdeményező közötti szerződés aláírása után kerül sor, amely szerződés keretén belül a felek megállapodnak a - szerződéshez csatolt költségvetési táblázatban szereplő - költségtételek végleges listájában, tevékenységekre lebontva.
A kezdeményezések támogatását a Prospero Kulturális és Ifjúsági Egyesület saját forrásokból, a sepsiszentgyörgyi polgármesteri hivatal, illetve városi tanács előfinanszírozásából, valamint egy, a BCR (Román Kereskedelmi Bank) által nyújtott szponzorkeretből biztosítja.
A díjakat a Prospero Kulturális és Ifjúsági Egyesület folyósítja vagy kézbesíti. Ez vagy készpénzben való fizetéssel, kifizetési bizonylattal, vagy a kezdeményező csapat képviselőjének hiteles bankszámlájára, átutalással valósul meg, a rendelkezésre álló anyagi források keretén belül. Amennyiben az adott időszakban nem áll rendelkezésre a szükséges pénzösszeg a részvételi folyamat intézményes keretében, a kifizetés a keret rendelkezésre állása pillanatában a lehető leghamarabb megtörténik.
A díjak átvételi okiratainak aláírása előtt, a kezdeményező csoport kötelezi magát, hogy a kezdeményezés megvalósításához szükséges összes jóváhagyást és jogi beleegyezést megszerezze. A Prospero Kulturális és Ifjúsági Egyesület együttműködik Sepsiszentgyörgy Polgármesteri Hivatalával az informális csoportok ezirányú segítésében.
A Com’ON Sepsi keretén belül javasolt kezdeményezés megvalósítása a hivatalos képviselő révén az informális csoport felelőssége, ennek hivatalos képviselője révén. A megvalósítás során minden csoportnak be kell tartania a vizuális kommunikációra vonatkozó szabályokat, legyen szó online kommunikációról, bármilyen nyomtatott anyagról vagy az esemény helyszínéről (pl. partnerek, támogatók logóinak feltüntetése).
Jelentés minta alapján az informális csoportnak tartalmi jellegű beszámolót szükséges leadnia a megvalósított kezdeményezésről, mely beszámolóhoz adott esetben képeket, újságcikkeket, online cikkeket stb. is csatol.
A Prospero Kulturális és Ifjúsági Egyesület kiegészítéseket kérhet a jelentéshez.

5. HASZNÁLATI FELTÉTELEK ELFOGADÁSA ÉS ADATVÉDELEM

Egy kezdeményező csoport és egy kezdeményezés regisztrálása a kiválasztási folyamatba maga után vonja ezen szabályzat feltételeinek fenntartások nélküli elfogadását, illetve a személyes adatok felvételét a Szervező saját adatbázisába.

További részletek a Com’ON Sepsiszentgyörgy részvételi folyamatról a www.comonsepsi.ro weboldalon találhatók. Ha pedig kérdése van, kapcsolatba léphet velünk a honlapon keresztül, vagy az info@comonsepsi.ro e-mail címen.

Prospero Kulturális és Ifjúsági Egyesület által kezelt személyes adatok jogi keretének megállapítása a szerződéskötés során történik, és a szerződés mellékletét képezik majd.

6. KAPCSOLAT

Információk nyomtatása